Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej i przy umowie o pracę

Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym osób fizycznych reguluje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nią osoby fizyczne podlegają obowiązkowi podatkowemu albo od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów – nieograniczony obowiązek podatkowy, albo tylko od dochodów, osiąganych na terenie Rzeczpospolitej Polskiej – ograniczony obwiązek podatkowy. Przy ustalaniu zobowiązania podatkowego podatnicy biorą pod uwagę między innymi koszty uzyskania przychodu. Mogą one wpływać na zobowiązania podatkowe podatnika wobec skarbu państwa (obniżając je).

Koszty uzyskania przychodu – zasady prawne działalność gospodarcza

Ustawodawca zdecydował, że określi inaczej zasady funkcjonowania kosztów uzyskania przychodów dla osób prowadzących działalność gospodarczą, a inaczej dla osób pracujących i osiągających przychody w ramach umowy o pracę. Ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów znalazła się w art. 22 ust. 1 Ustawy o PIT. Zgodnie z nią:

Wyciąg z przepisów (Ustawa o PIT):

Art.  22.  [Koszty uzyskania przychodów] 1. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Definicja zawarta w tym przepisie określa więc dwie podstawowe przesłanki, aby wydatek mógł zostać zakwalifikowany jako koszt.

  • Po pierwsze konieczne jest faktyczne poniesienie takiego wydatku.
  • Po drugie wydatek powinien zostać poniesiony w określonych celach – osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodu – zasady prawne umowa o pracę

W przypadku osób pracujących w ramach umów o pracę zasady wskazano w ustępie 2 tego przepisu, koszty uzyskania przychodu należy określać następująco:

  • wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
  • nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
  • wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
  • 4)nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Dodatkowe zasady dotyczące kosztów uzyskania przychodów

W przypadku kosztów poniesionych w walutach obcych należy przeliczyć je na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Następnie ustawodawca zdecydował, że koszty uzyskania przychodów powinny być potrącane tylko w danym (tym) roku podatkowym, w którym zostały poniesione.